7. januar 2019
Privatlivspolitik for idrætsforeninger Vejgaard Gymnastikforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Vejgaard Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Vejgaard Gymnastikforening
Adresse: Christen Kolds Vej 1, 9000 Aalborg
CVR: 30144376
Mail: vejgaardgymnastik@vejgaardgymnastik.dk
Website: www.vejgaardgymnastik.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som køn, navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mobilnummer, fødselsdato, e- mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
I enkeltstående tilfælde; CPR-nummer, hvor betaling af kontingent foretages af kommunen
2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpeinstruktører og hjælpere:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som køn, navn, adresse, telefonnummer, mobilnummer, mailadresse og fødselsdato
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest. Her indsamler vi oplysninger fra: Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. ved indhentelse af børneattester
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. ved kursusdeltagelse.
- Foreningens formål med behandling af dine personoplysningerVi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder Folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpeinstruktører og hjælpere:
- Håndtering af bestyrelsens, instruktørernes, hjælpeinstruktørernes og hjælpernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
- Indhentelse af børneattester
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af medlemslister og registrering af fremmøde
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet ellersituation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, tilDGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpeinstruktører og hjælpere til disse, for at de nævnte personer kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke. Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpe-instruktører og hjælpere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bestyrelses- medlem, instruktør, hjælpeinstruktør eller hjælper, der alle honoreres med godtgørelse:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i 3 år efter ophør af den seneste sæson, hvor du har deltaget.
Frivillige:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i op til 1 år efter den seneste sæson, hvor du har deltaget.
Bestyrelsesmedlemmer, instruktører, hjælpeinstruktører og hjælpere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav (herunder børneattest) gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørtVi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse. Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab. 2. udgave, februar 2018.Revideret og gennemgået på bestyrelsesmøde i Vejgaard Gymnastikforening den 28. oktober 2018.